jueves, 23 de abril de 2009

LOS FORMULARIOS

También son conocidos como formas o formulas, son instrumentos admistrativos que pueden ayudar al empleado en la ejecución de sus tareas.Es un documento impreso que contiene información estructurada “fija” sobre un determinado aspecto, para ser complementada con información “variable” según cada aplicación y para satisfacer un objetivo específico. Es un medio de recolectar datos que posteriormente serán transformados en una información deseada y detallada, sobre un tema determinado.

Es importante porque ahorra tiempo en las labores rutinarias, disminuye el error, estandariza el trabajo, facilita la tarea, favorece el control, aumenta la confianza del funcionario y del usuario en la operación. Por lo nombrado, también se disminuyen costos del trabajo.

DISEÑO DEL FORMULARIO

Para realizar un formulario hay que tener presente, si la rutina que se va a favorecer con la forma es necesaria e indispensable para algún sistema de trabajo importante de la organización. Se debe evitar la sobre carga de documentos y papeleo innecesarios. La ausencia de u formulario es un inconveniente así como lo es el exceso de estos.

La clave está en incorporar formularios solo a las tareas rutinarias claves y necesarias para los procesos de trabajo, que muestra una considerable repetitividad por unidad de tiempo y que la información que se maneje sea abundante y de cuidado. También se debe considerar, el objetivo que persigue el formulario. El objetivo origina el nombre del formulario, determina el “cuerpo”, es decir el conjunto de variables a incorporarle y el orden de prioridad que deben tener para el uso.

Preguntas Claves antes de Diseñar un Formulario

¿Es necesario el formulario?
¿Cuáles son las funciones del formulario?
¿Cuándo se va a utilizar?
¿Quiénes son los usuarios?
¿Cuántas copias se requieren y donde se guardan?
¿Qué tipo de información se da? ¿Confidencial? ¿Rutinaria?

El diseño de los formularios depende de dos características principales:

Consideraciones en cuanto a su función

Título: deberá ser descriptivo de su función. Se debe evitar las palabras que no reflejen el real significado del formulario, ya que las personas usuarias de este se sentirán confusas.

¿Qué clase de información deberá ser incluida?: el investigador deberá contestar las siguientes preguntas:

¿Qué clase de información será precisa en esta particular ocasión?
¿Es realmente vital la información?
¿Cómo va a ser utilizada utilizada?
¿Por quién será utilizada?
¿Cuándo será utilizada?

Disponer el orden de la información: no hay reglas con respecto al orden de la información en un formulario porque un número de factores variables condicionan a cada uno. El investigador se verá requerido a considerar una serie de tópicos en relación con cada formulario establecido por él. Entre estos se encuentran:
  • ¿En qué orden entrará la información al formulario?
  • ¿En qué orden se precisará la información en el orden en que sea tomado del formulario?
  • Según el formulario vaya a ser archivado así afectará la localización del medio de identificación.
  • El formulario debe tener lógica en su disposición de la información
  • Quién diseñe el formulario deberá establecer también consideraciones que de estética en cuanto al aspecto y de economía en cuanto al espacio.
  • Tener en cuenta las maquinas y equipos que utilicen o archiven los formularios así como también otros formularios que puedan ser incluidos en el procedimiento general

El número de copias que haya que hacer: ya que hay distintos tipos o modo de disposición de formularios de oficina, tales como: individuales, conjunto de formularios o formularios continuos.

Consideraciones físicas.

Papel: debe ser adecuado al propósito perseguido por él.
Tipo de letra de impresión: se debe evitar el empleo de más de un tipo de impresión o dos a lo sumo en cualquier hoja impresa.
Espacios: significa la sincronización del formulario y el medio de trascripción.
Tinta: la tinta utilizada deberá contribuir a establecer contraste con el papel y dar una impresión clara uniforme y suave.


CONTROL DE FORMULARIOS.

La función básica del control de formulario es mejorar procedimientos y métodos de trabajo por medio de mayor simplicidad en el diseño del formulario, mayor facilidad en la anotación y uso de la fecha, adhesión estricta a normas reconocidamente útiles. Los objetivos de un programa de control de los formularios pueden ser: eliminación de los formularios innecesarios, perfeccionamiento en el diseño de los formularios, economía en la producción, distribución y uso de los formularios, análisis de los formularios en relación a los procedimientos y métodos.

Para establecer un sistema adecuado de control de los formularios es necesario designar una unidad central o disponer de una persona de alta categoría que ejercite esta función. Esta unidad estará a cargo de aprobar formularios que vayan a reimprimirse o que se vaya a realizar cambios, además de considerar una revisión periódica de los formularios almacenados.

Sin control de los formularios puede no tener fin la confección y multiplicidad de éstos y la adhesión a sistemazas de formularios que son anticuados. El ejecutivo encargado del control de los formularios debería también tener a su cargo el diseño de los mismos. Así, bajo una sola jefatura, podrán estar combinadas todas las funciones técnicas concernientes a los formularios y las diferentes ramas de la empresa podrán considerar esta unidad como la especialista de diseño y control y buscar su asistencia y consejos en esta materia.

Para efectuar con efectividad una función de asistencia técnica o de control de los formularios, la unidad necesita la historia completa de cada uno, en la misma carpeta deberán agruparse los borradores originales, los formularios antiguos y las razones de añadir o suprimir información o de una nueva distribución. La unidad deberá ponerse de acuerdo con cada rama de la organización y dejar bien aclarado todo lo concerniente al formulario antes de tomar cualquier resolución, ya que esta función es realizada en interés a la rama en cuesión.